Arsip jadi rekaman peristiwa atau kegiatan dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang mana dibuat dan diterima langsung oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
“Pentingnya kearsipan itu sendiri, agar memperoleh potret penyelenggaraan kearsipan yang utuh, serta kualitas yang meningkat dari waktu ke waktu, sehingga mampu merepresentasikan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan, yaitu ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya. Maka diharapkan kepada perangkat daerah yang belum melaksanakan pengelolaan kearsipan dengan baik, tertib yang sesuai dengan kaidah kearsipan diharapkan Tahun 2025 lebih meningkatkan pencapaiannya”,ungkap Akhmad Taufik Hidayat selaku Asisten I Pemkab Kukar saat menghadiri acara Workshop dan Entry Meeting Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2025 dengan tema “Kearsipan yang Berkelanjutan untuk Masa Depan yang Terbaik” yang berlokasi di Hotel Grand Fatma Tenggarong, pada Kamis (27/2/25).
Sebagaimana Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi Birokrasi No 14 tahun 2014 terkait Pedoman Evaluasi Reformasi Birokrasi Instansi Pemerintah, bahwa nantinya nilai hasil pengawasan kearsipan jadi salah satu komponen penilaian reformasi birokrasi serta peraturan Anri Nomor tahu 2019 terkait pengawasan kearsipan.
Hal ini sebagaimana dengan adanya audit dan pengawasan, maka bisa diharapkan dapat terwujud pengelolaan arsip yang lebih baik, sehingga tercipta budaya tertib arsip yang sangat berkesinambungan. Hal ini juga mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip,kaidah, standar kearsipan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dapat terwujud akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dan menjaga memori kolektif bangsa.
“Terima kasih atas peran dan kerja Bapak/Ibu sekalian sehingga Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) pada Tahun 2023 dan 2024 mendapatkan penghargaan dari Arsip Nasional Indonesia dan Gubernur Provinsi Kalimantan Timur di bidang kearsipan”,jelasnya.
Menurut Hj Ali Lina Rodiah selaku Kepala Diarpus, pengawasan kearsipan internal mencakup penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan, SDM kearsipan , sarana dan prasarana kearsipan. Setiap Perangkat Daerah wajib mempersiapkan bukti fisik dari 1 Unit Kearsipan (Sekretariat) dan 2 Unit Pengolah (Bidang) sesuai dengan formulir ASKI. Dan Bidang yang ditunjuk untuk dilakukan audit yaitu Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia serta Bidang Pengadaan, Pemberhentian, Informasi Dan Penilaian Kinerja Aparatur.
“Tujuan dari Pengawasan Kearsipan itu sendiri yaitu mewujudkan pengelolaan arsip dengan pengelolaan arsip lebih baik, tertibnya budaya tertib arsip yang berkesinambungan yang sesuai kaidah, prinsip, & standar kearsipan serta peraturan Perundang-undangan“,ungkap Hj Ali.
Terdapat berbagai penghargaan yang telah diperoleh oleh Dinar Kearsipan dan Perpustakaan yang mencakup penyelenggaran kearsipan tingkat kabupaten/kota Kaltim pada tahun 2023, penilaian dari ANRI mendapatkan penghargaan pengelolaan arsip terbaik dari ANRI dengan predikat memuaskan tingkat pronvinsi Kaltim pada tahun 2024,
Hasil pengawasan kearsipan internal Kabupaten Kukar selama 2 tahun yakni ada 2 OPD yang mendapatkan kategori memuaskan pada tahun 2023 dan terdapat 17 OPD dengan kategori memuaskan pada tahun 2024, sedangkan peserta yang mengikuti workshop dan Entry Metting Pengawasan Kearsipan Internal sekitar 120 orang pada tahun 2025 dari seluruh perangkat daerah dan Unit Pengolah Pencipta Arsip (UPPA) yang hadir secara daring.
Selanjutnya, acara dirangkai dengan adanya pemberian penghargaan pengelolaan arsip yang berkinerja baik ke perangkat daerah dan penghargaan penyerahan arsip statis non Pemerintah Kabupaten Kukar yang mana dikategorikan memuaskan mencakup Diarpus Kukar, Bapenda, Dishub, Bakesbangpol, BPKAD, RSUD AM Parikesit, DPMPTSP, DPMD, Dinsos, Diskominfo, Sekwan DPRD, Inspektorat, BKPSDM, Disperkim, Dispora dan pengelola kearsipan kinerja terbaik kategori memuaskan adalah Kantor Kecamatan Muara Badak, Kecamatan Tenggarong dan Kecamatan Marangkayu di kategori Sangat Baik.***
