Aktualkaltim.com, Samarinda – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) mengungkapkan digitalisasi arsip merupakan hal yang sangat penting, karena menjadi sebagai langkah modernisasi pengelolaan dokumen.
Kepada awak media, Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, menjelaskan, pemusnahan dokumen arsip fisik yang tidak lagi relevan sangat diperlukan untuk efisiensi, meskipun proses tersebut harus tetap berlandaskan aturan yang berlaku.
“Menurut saya, pemusnahan dokumen arsip memang diperlukan. Daripada dokumen tersebut menumpuk dan menjadi beban masing-masing dinas, lebih baik dilakukan pemusnahan. Namun, proses ini harus tetap mengikuti aturan yang ada,” ungkapnya.
Ia juga mengakui bahwa pentingnya menjaga arsip masih dibutuhkan dalam bentuk digital agar tidak hilang begitu saja, khususnya jika dokumen tersebut relevan dalam penanganan masalah hukum di masa mendatang.
“Saat ada masalah hukum, kita sering kali membutuhkan dokumen-dokumen tertentu yang ternyata bernilai sangat mahal di saat-saat tertentu. Oleh karena itu, pemerintah wajib menyimpan dokumen secara digital,” ujarnya.
Kendati demikian dalam konteks arsip fisik yang akan dimusnahkan, Dispora Kaltim mencatat sebagian besar dokumen yang ada adalah dari tahun 2005 hingga 2011, ketika digitalisasi arsip belum diterapkan secara luas. Meskipun arsip fisik mungkin telah usang, data-datanya tetap terjaga dalam bentuk lain, yang memastikan informasi penting tidak hilang begitu saja.
Oleh karena itu ia mengakui bahwa keputusan untuk memusnahkan arsip fisik tidak diambil sembarangan.
“Tentu ada pertimbangan dalam pemusnahan. Arsip yang tidak lagi diperlukan, apalagi setelah 10 tahun, memang sebaiknya dimusnahkan. Misalnya, dokumen dari tahun 2004 yang sudah lebih dari sepuluh tahun bisa menjadi beban jika terus disimpan,” jelasnya.
Pasalnya, dengan adanya teknologi digital yang semakin berkembang, Rasman optimis bahwa Dispora Kaltim dapat mengelola arsip dengan lebih efektif dan efisien.
“Saat ini proses penyimpanan dan pengelolaan arsip sudah jauh lebih mudah karena adanya digitalisasi. Saya yakin bahwa dokumen yang dimusnahkan adalah yang memang sudah tidak diperlukan lagi,” pungkasnya.(Adv/DisporaKaltim)
